Its all about integration

Herzlich willkommen beim Podcast für Logistik mit SAP von der All for One-Group. Stay tuned wenn es um Extended Warehouse Management, Transportation Management und SAP-Beratung geht.

Jan Hummel: Herzlich willkommen, liebe Zuhörerinnen und Zuhörer. Dreimal dürft ihr raten, wo wir sind. Wir sind natürlich wieder am Phoenix-See in unserer schönen neuen Geschäftsstelle. Ich finde es richtig schön hier. Es ist ein richtig inspirierender Ort. Mein Name ist Jan Hummel und bei mir ist mein Kollege Julian Bertram.

Julian Bertram: Hi Jan.

Jan Hummel: So, wir reden heute über die ERP-Integration.

Julian Bertram: Ein sehr spannendes Thema.

Jan Hummel: Genau, wir reden über den EWM-Belegfluss und gehen so ein bisschen auf Aspekte ein, die sowohl Berater als auch letztlich Kunden, Interessenten, Key User im Kontext von EWM einfach wissen dürfen, finde ich. Da kann man gar nicht oft genug drüber reden. Bevor wir aber starten, Julian, ist unser ABC dran. Das nächste Mal gibt es auch ein Jingle dazu. Wir sind bei Folge 3, C wie Charge.

Julian Bertram: Ja wir haben uns für den Begriff Charge entschieden, auch wenn das eigentlich ein recht großer und weitläufiger Begriff ist im SAP-System, auch jetzt nicht nur EWM-spezifisch, aber das EWM ist auch davon maßgeblich betroffen. Vielleicht mal so als Kurzabriss, Charge an sich sollte ja ein Begriff sein, beschreibt aber – wenn man es nochmal so grob theoretisch erläutern kann – ja eigentlich eine bestimmte Menge eines Materials, was unter gleichen Bedingungen erzeugt wurde, sei es verpackt im EWM oder vielleicht auch produziert in der Produktion oder am Wareneingang erfasst worden ist. Eine Charge ist meistens gekennzeichnet durch gewisse Merkmale, die im SAP-System in der Klassifizierung verankert sind und dementsprechend ausgeprägt werden. Die Charge an sich hat ein eigenes Stammdatum im SAP-System und an der Stelle schon der Hinweis. Das Stammdatum an sich ist ERP-Stammdatum. Es wird ans EWM repliziert bzw. wir arbeiten mit diesem Stammdatum, aber die Hoheit hat immer noch das ERP-System. Warum ist das so ein integratives Thema mit dem EWM? Wir in der Logistik arbeiten mit der Charge in verschiedensten Prozessen. Ist klar, wenn wir im Wareneingang sind, kann es unter Umständen sein, dass wir die Charge initial in der Logistik erfassen, vergeben und dann zurückmelden ans ERP-System. Bei jeder Bewegung in der Logistik ist die Charge auch relevant. Bedeutet: Wir haben in der letzten Folge schon gelernt, Bestandsschlüsse, Quant-Information, die Charge ist auch als Quant-Information enthalten und kann demzufolge auch im Prozess verwendet werden. Bedeutet, wenn ich jetzt eine Umlagerung durchführe eines bestimmten Artikels oder eines Packstückes, kann ich bei der Bewegung oder bei der Verifikation dieser Bewegung die Charge als Verifikationsmerkmal benutzen oder muss es unter Umständen sogar tun. Wir im EWM können auch sozusagen eine Chargenzustandsverwaltung abbilden, d. h. wir können sagen „egal auf welchem Lagerplatz sich verschiedene Quants befinden, wenn es die gleiche Charge ist, möchte ich die Charge komplett sperren im EWM und kann die sozusagen für logistische Prozesse nicht mehr weiterverwenden“.

Jan Hummel: Oder sogar selektiv erlauben.

Julian Bertram: Oder sogar das. Wir sind da in der Logistik auch eigentlich erstmal recht integrativ unterwegs. Letztes Thema, was vielleicht noch interessant ist im Zusammenhang mit Chargen, das ganze Thema Chargenfindung. Wir werden ja gleich ein bisschen auf die Integration eingehen, was sind so Vorgängerbelege, auf Basis dessen wir halt in der Logistik losrennen und etwas bearbeiten. An der Stelle schon mal der Hinweis: Wenn aus dem Vorgängerbeleg eine gewisse Charge mitgegeben wird, ich nehme mal ein Beispiel aus dem Warenausgang, dann können wir die EWM-seitig schon direkt mit kommissionieren in der Verarbeitung.

Jan Hummel: Der Vertrieb kann eine konkrete Charge verkaufen und wir können sicherstellen, dass auch nur diese Charge beim Kunden ankommt.

Julian Bertram: Genau. Ich glaube das sollte erstmal reichen als grober Abriss.

Jan Hummel: Mit Blick auf die Zeit.

Julian Bertram: Definitiv ein interessantes Thema.

Jan Hummel: Und ein großer Begriff. Das passt schon. Dann schließen wir daran an und kümmern uns mal um den Belegfluss im ERP und EWM-übergreifend. Wir fangen mal mit einem klassischen Beispiel an, vorne in der Prozesskette. Wir starten mit einer Bestellung. Wir bestellen irgendwo meinetwegen Rohwaren oder irgendwas. Die Ware kommt an und dann haben wir klassisch, wir gehen da gleich nochmal detaillierter drauf ein, haben wir dann eine Anlieferung. Die wird ans EWM übergeben, heißt dann dort genauso und wird dann bearbeitet. Bearbeitet heißt, die Ware wird zur Qualitätsprüfung oder Sichtkontrolle, dann wird irgendwann Wareneingang gebucht, vielleicht wird auch noch vorher verpackt und dann werden die Lageraufgaben erzeugt. Lageraufgaben haben wir glaube ich schon in der ersten Folge erklärt. Welches Material bzw. welches Quant, welche Bestandszeile in welcher Menge von wo nach wo und diese Lageraufgaben, die werden dann zusammengefasst in einem Lagerauftrag, also Arbeitsanweisung, Zettel, Papier, klassisch auf einem Klemmbrett, dem Lagerauftrag, der dann in eine Queue wandert und dann kann ich die Lageraufgaben einzeln bearbeiten. Ich kann auch den gesamten Lagerauftrag bearbeiten im Sinne von quittieren und dann gibt es eben Statusupdates in der Anlieferung. Die gehen dann hoch ins ERP und dann ist irgendwann der Prozess zu Ende und alle Belege sind sozusagen abgeschlossen.

Julian Bertram: An der Stelle ist eigentlich das Wichtigste und das, was man mitnehmen kann, der Lieferbeleg als solches ist das Kommunikationsmedium zwischen dem ERP und dem EWM-System. Es ist auch interessant, dass eigentlich die gesamten... Jan, du hattest es gerade angesprochen, die Belege wissen voneinander, die hängen zusammen, ich sehe auch sozusagen in der Bestellung „wurde die Anlieferung komplett bearbeitet? Ist die abgeschlossen?“. Es kann ja auch sein, dass ggfls. während der Anlieferung festgestellt wird, dass eine Position, die ich vielleicht zuvor bestellt habe, gar nicht mit enthalten ist. Dann ist vielleicht noch eine Nachlieferung erforderlich. All solche Prozesse, alle Eventualitäten können über den Lieferprozess abgedeckt werden.

Jan Hummel: Ganz genau. Warum ist das so? Wir werden ja gleich noch auf die Frage kommen: „Braucht es immer eine Anlieferung?“. Warum ist das so? Wenn man zurückguckt, dann kann man ja auch schon das WM seit Ewigkeiten als dezentrales Lagerverwaltungssystem betreiben. Das funktioniert dann ja genauso über Anlieferung und, werden wir gleich drüber reden, Auslieferung. Das EWM ist, ich glaube man kann es so sagen, als dezentrales Lagerverwaltungssystem designed oder ist zumindest die letzten 15 Jahre in meiner Wahrnehmung zu 90 Prozent so eingesetzt worden.

Julian Bertram: Es wurde ja so entwickelt. Es wurde damals so auf der SCM-Plattform von der SAP aufgesetzt.

Jan Hummel: Genau, kann man schon so sagen. Dann hat man sich einfach bezogen auf den Belegfluss, auf einen homogenen Belegfluss fokussiert und gesagt: „Wenn wir das im dezentralen WM schon so machen, dann machen wir es jetzt für das EWM genauso“. Das ist so die Erklärung, warum das so ist. Das ist heute immer noch so im dezentralen EWM, im Embedded muss das nicht so sein, gehen wir später drauf ein und man muss natürlich jetzt aufpassen, dass die Schnittstelle funktioniert. Gehen wir gleich nochmal drauf ein, was das bedeutet. Was sozusagen aus der ERP-Richtung dafür getan werden muss, dass das funktioniert, also dass die Replikation ins EWM funktioniert und auf dem Weg zurück, die WE-Buchung, da muss man sich Gedanken machen, dass gerade im Wareneingang so Themen wie Kostenstellenfindung funktionieren, der Periodenwechsel durchgeführt wurde. All das sind so Themen, wenn das in der Queue stecken bleibt, das sind so Themen, die dann stören können. Da muss man auf die Schnittstelle gucken und regelmäßig monitoren. Julian, wie läuft es im Warenausgang?

Julian Bertram: Warenausgang eigentlich ähnlich wie im Wareneingang auch. Wir haben einen Vorgängerbeleg, das ist meistens der Kundenauftrag. Auf Basis des Kundenauftrags können dann X-Auslieferungen angelegt werden. Deswegen X, weil es natürlich auch sein kann, dass der Kunde ggfls. die Ware an verschiedenen Standorten abgeliefert haben möchte. In der Regel kann man schon sagen: Ein Warenempfänger je Auslieferung. Das ist eigentlich bei uns so die Regel. Auf Basis des Kundenauftrags können X-Auslieferungen angelegt werden systemisch. Diese Auslieferung wird, wie in der Anlieferung auch, repliziert ans EWM. Da nur nicht als Auslieferung angelegt, sondern wir haben dann quasi nochmal so einen neuen Zwischenbeleg, wenn man das so sagen kann, den Auslieferungsaufdruck auf Basis dessen dann der gesamte Warenausgangsprozess gesteuert wird. Über die Kommissionierung, ggfls. noch Verpackungsprozess, Bereitstellprozesse im Warenausgang, Beladeprozess. Der Auslieferungsauftrag ist quasi der Beleg, der den gesamten WA-Prozess steuert und da werden dann auch die ganzen Status fortgeschrieben über meinen gesamten Warenausgangsprozess. Ich kann auf Basis des Auslieferungsauftrages auch sehen „was ist erfolgt? Was steht vielleicht noch aus?“. Zu guter Letzt, wenn dann der Warenausgang gebucht wird, wird dann systemseitig auch der EWM-Auslieferungsbeleg erzeugt. Der kann auch vorher erzeugt werden, aber das ist dann sozusagen der spätmöglichste Zeitpunkt und über diesen Auslieferbeleg wird die Warenausgangsbuchung unter Umständen zurückgeschrieben.

Jan Hummel: Im Regelfall sogar. Unter Umständen eher nicht, würde ich sagen.

Julian Bertram: Ich entschuldige meine Ausdrucksweise. Im Regelfall, ja klar.

Jan Hummel: Die Auslieferung im EWM auf Basis der WA-Buchung, die kann im ERP nochmal zu einem zusätzlichen Liefersplit führen.

Julian Bertram: Richtig.

Jan Hummel: Wenn ich z. B. HU-weise Warenausgang buche und jetzt habe ich in meinem Auslieferungsauftrag meinetwegen 66 Paletten, also zwei LKWs und den ersten LKW habe ich jetzt abgefertigt, dann buche ich die 33 Paletten schon mal Warenausgang und das kann dann zu einem Split im ERP führen. Abgesehen von einem neuen Begriff ist der Belegfluss sonst sehr ähnlich, zumindest was die EWM-Welt angeht. Ich lege Lageraufgaben an, du hast es angedeutet, die ganzen Prozesse, die werden immer in Lageraufträgen zusammengefasst. Über das Thema Lagerauftragsbildung reden wir nochmal. Das zieht sich jetzt letztlich so durch, wir haben einmal klassischen Wareneingang und Warenausgang besprochen. Umbuchungen funktionieren vom Ablauf her so ähnlich. Ich kann jetzt zum einen im EWM umbuchen, ich kann aber auch zum anderen im ERP umbuchen, mit der MIGO, dann gibt es eine Umbuchungslieferung, die dann auch repliziert wird. Ich habe MIGO-Buchung in Summe, die dann über ein entsprechendes Customizing auch automatisch zu einer An- oder Auslieferung führen im EWM. Wenn ich jetzt Warenausgang auf Kostenstelle bspw. nehme, dann wird im Hintergrund auch eine Auslieferung erzeugt und das EWM kann damit arbeiten. In der Produktion, da müssen wir noch ein bisschen detaillierter drauf eingehen, aber in der klassischen lieferbasierten Produktionsintegration gibt es entweder eine Auslieferung oder eine Umbuchung. Das erklären wir aber später. Der Belegfluss ist aber sozusagen immer der gleiche. Dann gibt es seit zwei, fast drei Jahren das Thema synchrone Warenbuchung, Julian.

Julian Bertram: Genau, wir sind ja in der letzten Folge auch schon kurz drauf eingegangen, dass mit dem 2021er auch kontinuierlich weitergearbeitet wird, aber grundsätzlich kann man halt sagen, dass die synchrone Warenbewegungen dafür sorgen, ganz allgemein umschrieben, dass diese Lieferbelege in gewissen Prozessen halt wegfallen können. Man kennt es vielleicht noch aus den früheren Lösungen, im WM war es ja ähnlich, ich bin über die MIGO gegangen, habe eine Wareneingangsbuchung gemacht und es wurde sofort ein Materialbeleg erzeugt und meine Buchung wurde quasi fortgeschrieben. Das ist bei der Lieferverarbeitung natürlich ein bisschen anders. Es wird eine Anlieferung erzeugt und erst wenn die quasi zu Ende verarbeitet wurde, wird mein Materialbeleg erzeugt. Der Trigger kommt dann immer nach Beendigung des logistischen Prozesses auf EWM-Seite und wird dann zurückgespielt. Das haben wir bei den synchronen Warenbewegungen halt nicht mehr. Ich bleibe auf ERP-Seite sozusagen stehen und führe da meine tatsächliche Warenbewegung durch, sowohl im Wareneingang als auch im Warenausgang. Ich kann sagen, ich selektiere meine Bestellung und buche dann meine Einzelposition, vielleicht auch die gesamte Bestellung, Wareneingang und die Buchung wird sofort auf die Bestandskunden fortgeschrieben. Ähnlich verhält es sich im Warenausgang logischerweise. Ich habe jetzt einen Kundenauftrag und möchte den entsprechend z. B. ausbuchen und kann das dann genauso tun.

Jan Hummel: Ja ganz genau. Ich habe quasi krasse Integration mit Lagerplatzverwaltung. Ich habe den Buchungsablauf von einem IM-verwalteten Lagerort mit der Möglichkeit auf Lagerplatzverwaltung. Ich will das nochmal aus einer technischen Sicht, aus einer Schnittstellensicht, einmal darstellen, wenn wir uns den Prozess vergegenwärtigen. Ich habe einen Kundenauftrag, ich habe eine Auslieferung, ich muss jetzt erstmal runter gehen, da geht es das erste Mal über eine Schnittstelle, dann habe ich Lageraufgaben, dann habe ich die WA-Buchung, dann muss es hochgehen und erst dann ist sozusagen erst ERP-seitig mein Prozess zu Ende und aus diesen sechs wesentlichen Schritten machst du halt zwei mit den synchronen Warenbewegungen, d. h. du hast eine einfache Kommunikation, du hast unmittelbar ausgeglichenen Bestand bei so einfachen Buchungsvorgängen. Direkte Fehlermeldung finde ich ein wahnsinnig spannendes Thema. Also da, wo ich vorher Schnittstellenmonitoring habe, habe ich jetzt „du kannst das jetzt nicht buchen, weil die Kostenstelle ist nicht richtig“ oder irgendwas. Das ist schon super. Das ist eigentlich ein super Sprung, um das nochmal aus einem integrativen Aspekt zu sehen, weil es gibt ja für den klassischen Belegfluss genauso eine Daseinsberechtigung für die Zukunft wie für die synchronen Warenbewegungen. Du hast es in der letzten Folge gesagt, synchrone Warenbewegungen sind nur Embedded. Das dezentrale Szenario ist aber ja nicht weg, das wird ja weiterhin genutzt und ist auch weiterhin richtig und es kann sogar auch im Embedded-Szenario für einen Kunden die bessere Wahl sein, diese Lieferbelege zu erzeugen.

Julian Bertram: Wenn der Prozess es erfordert. Es kommt natürlich auch immer auf die Kundenprozesse an. Das kann man so per se ja nicht sagen.

Jan Hummel: Genau. Wollte nur das nochmal so einordnen. Jetzt aus ERP-Sicht gibt es ein paar Dinge, die man einfach im Auge halten sollte. Wenn jetzt ein Vertriebskollege oder ein Einkaufskollege sich einen neuen Wareneingangsbeschaffungsprozess oder Warenausgangsprozess ausdenkt, dann hilft es, wenn der jetzt weiß, wie die Struktur unterhalb der Lagerorte ist. Wenn der weiß, dass unter dem Lagerort ein EWM hängt, was die Lagerplatzverwaltung abdeckt, dann muss man halt miteinander reden, weil dieser Wareneingangsprozess wird für diesen Lagerort nicht funktionieren, wenn man nicht gesprochen hat, weil wir dann nämlich darüber reden, dadurch, dass wir diese Belege, diese An- oder Auslieferung halt übergeben an ein anderes System, muss ja diese Schnittstelle irgendwie bedient sein. Ich muss dann Lieferarten und Belegarten mappen. Ich muss irgendwie sagen: „Dieser neue Prozess soll in der Lagerverwaltung genauso laufen wie der andere Prozess.“ Oder er soll eben anders laufen. Diese Kommunikation muss entstehen. Das haben wir EWM-ler ein Stück weit im Blut.

Julian Bertram: Anders geht es halt nicht.

Jan Hummel: Ohne dem kommen wir nicht klar. Wir müssen uns einmal mit WE/WA beschäftigen, damit wir überhaupt irgendwie Testdaten an unser System übergeben können, damit wir überhaupt was tun können. Belegarten ist ein so ein Thema. Grundsätzlich das Wissen um das Lagerorts-Set-up. Wenn ich mir jetzt aus dem Prozess heraus einen neuen Lagerort ausdenke, muss ich mich ein Stück weit fragen: „Hängt darunter ein EWM?“, also rein operativ. Ist das ein aus dem Lager abgetrennter Bereich, irgendwas wo ich keine Platzverwaltung brauche, oder hilft mir die da schon? Was sind die Menschen, die da arbeiten? Will ich vielleicht die in einer homogenen Welt halten? Das muss ich ja schon auch bedenken. Gibt es das in der Produktion auch? So ein Thema, wo man immer wach sein sollte? Mit diesem Integrationsaspekt meine ich.

Julian Bertram: Absolut. Gerade wenn es um das Thema Produktionsversorgungsbereiche geht, quasi die Bereitstellungsfläche in der Produktion, wo ich jetzt meine Materialien halt hin schubsen muss als Logistiker. Die Stammdaten werden auch da grundsätzlich erstmal auf ERP-Seite definiert festgelegt und da ist der Weg halt ähnlich. Ich muss diese Information in irgendeiner Weise ans EWM spielen, damit ich diese dort im Zugriff habe und auch verwenden kann in meinen Prozessen.

Jan Hummel: Wir haben ja in der ersten Folge schon versucht sehr deutlich zu machen, dass EWM ein sehr integratives Modul ist, weil es ja letztlich so die logistischen Bedürfnisse der einzelnen Fachbereiche sozusagen erfüllt. Uns liegt das ein Stück weit im Blut für diese Themen sensibel zu sein, weil wir ja im Abhängigkeitsverhältnis sind, sozusagen. Und ich glaube man kann nicht oft genug dafür sensibilisieren sowohl bei Kollegen, Marktbegleitern, aber auch bei Interessenten, Kunden, EWM-Nutzern oder Produktionen, Vertrieblern, bei allen, dass immer dann, wenn wir über Lagerverwaltung mit EWM reden, dann ist das ein sehr integratives Thema, wo man lieber einmal zu viel spricht als einmal zu wenig.

Julian Bertram: Unterhaltet euch.

Jan Hummel: Apropos unterhaltet euch, wir wären inhaltlich durch.

Julian Bertram: Es ist ein sehr umfangreiches Thema. Wir merken selbst, während wir darüber sprechen, dass wir uns ein bisschen einbremsen müssen, um das ganze Thema nicht so ausarten zu lassen.

Jan Hummel: Stimmt, apropos redet miteinander, wir sind inhaltlich durch, wir haben gesprochen über den Belegfluss, Integration, muss ich diesen Belegfluss haben, warum überhaupt diese dezentrale Architektur. Redet miteinander, redet mit uns, schickt uns Hörer-Feedback, folgt uns auf LinkedIn, lasst gerne ein Abo da für den Podcast. Alle Fragen inhaltlich und zum Podcast selbst, zu EWM-Themen, irgendwas: gerne an unsere E-Mail-Adresse jan.hummel@all-for-one.com, julian.bertram@all-for-one.com oder deflef.helms@all-for-one-com oder Direct Messages oder irgendwie erreicht ihr uns schon. Guckt gerne auf unsere Website, da findet ihr Workshop-Angebote, Schulungsangebote zu EWM und dergleichen. Julian, ansonsten…

Julian Bertram: …war es das erstmal für heute. Dankeschön, ciao.

Jan Hummel: Stay tuned.